INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CANDIDATI

La presente informativa è resa, ai sensi del Regolamento UE 679/2016 (di seguito “GDPR”), da Spazio Multiservices S.p.A. Società Benefit a socio unico, con sede in Milano, Viale Toscana 1/a), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali.

Oggetto del trattamento

I dati raccolti da Spazio Multiservices S.p.A. Società Benefit a socio unico   (di seguito “Spazio Multiservices” e i “Dati”), attraverso l’invio di curriculum vitae da parte del Candidato (anche tramite registrazione alla Sezione “Lavora con noi” del sito web https://perillomilanoservice.it/ ) e i successivi colloqui di valutazione del profilo professionale (quali nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, numero di telefono, indirizzo postale, immagini, titolo di studio ed altri elementi di identificazione personale), saranno oggetto di trattamento esclusivamente allo scopo di effettuare una valutazione delle attitudini e capacità professionali dei candidati medesimi, in funzione delle procedure di selezione in corso o per future esigenze di ampliamento dell’organico aziendale (assunzioni, stage o collaborazioni).

I dati rientranti nelle categorie particolari di dati personali di cui all’art.9 del GDPR verranno acquisiti solo ove riguardino caratteristiche del Candidato che incidono sulle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa o che costituiscano un requisito essenziale e determinante ai fini dello svolgimento della stessa attività lavorativa (come nel caso di profili lavorativi da considerare nell’ambito delle categorie protette).

Finalità e base giuridica del trattamento

Il conferimento dei Dati, ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, deve ritenersi necessario al fine di consentire a Spazio Multiservices di conoscere e valutare i candidati per lo svolgimento delle attività di ricerca e selezione del personale (incombenti rientranti nell’esecuzione di misure precontrattuali ai sensi dell’art.6, comma 1 lett. b, GDPR o nell’ambito di quanto previsto dall’art.9, comma 2 lett. b, GDPR), nonché di adempiere ad eventuali obblighi di legge (cfr. art.6, comma 1 lett. c, GDPR).

Il mancato conferimento dei Dati potrà comportare l’impossibilità di dar corso al processo di ricerca e selezione del personale e l’impossibilità di instaurare l’eventuale rapporto di lavoro.

Ai fini della selezione, il colloquio con la Società potrebbe svolgersi sia di persona, sia attraverso sistemi di comunicazione a distanza. Nessuna immagine sarà raccolta e conservata nel corso di tale colloquio.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei suoi Dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato, con modalità elettronica e/o cartacea, anche attraverso modalità automatizzate, che implicheranno operazioni di raccolta, registrazione, aggiornamento, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, cancellazione e distruzione.

La informiamo inoltre che Spazio Multiservices effettua una prima verifica e selezione dei curricula avvalendosi di un software di gestione del processo di ricerca e selezione del personale (denominato In-recruiting) che, tramite algoritmi di ricerca intelligente, individua in modo automatizzato i curricula più adatti alle posizioni lavorative di cui ha necessità Spazio Multiservices. Si precisa che non si tratta comunque di una modalità di trattamento dei dati che implica un sistema decisionale totalmente automatizzato, posto che vi è sempre un costante monitoraggio degli esiti delle operazioni di tale software da parte del Responsabile del personale di Spazio Multiservices. Ai sensi dell’art.1 bis del D. Lgs. n152/1997, con riferimento a tale software, precisiamo comunque quanto segue:

a)     potrà incidere sull’assunzione;

b)     viene utilizzato con finalità di screening dei curricula;

c)     il software effettua una selezione dei curricula sulla base della ricerca in corso, al fine di individuare i profili astrattamente compatibili con la posizione ricercata da Spazio Multiservices;

d)     il software utilizza dati personali e relativi alla formazione e/o esperienze lavorative curriculari;

e)     il sistema effettua solamente un primo screening dei curricula, mentre l’attività di tale software viene costantemente monitorata dal Responsabile delle risorse umane di Spazio Multiservices, che può decidere di utilizzare ai fini della selezione del personale anche candidati inizialmente scartati dal software;

f)      il software affida la conservazione di tutti i propri dati (DB, File, backup, log, ecc) al datacenter di Amazon AWS situato in Irlanda. Tutte le copie di backup sono salvate all’interno dell’infrastruttura cloud di AWS e non verranno mai copiati al di fuori dell’Europa. Il datacenter di Amazon AWS è dotato di sistemi di protezione e sicurezza altamente affidabili.

Conservazione dei Dati

Il Titolare tratta i Dati per il tempo necessario al fine di un riscontro alla Sua richiesta di candidatura, nonché per adempiere alle finalità di ricerca e selezione del personale di cui sopra.

La Società prevede una verifica periodica dei Dati e ne effettua la cancellazione (dai propri sistemi informatici, oltre che dagli eventuali archivi cartacei) entro un tempo massimo di 12 mesi dall’ultimo aggiornamento dei medesimi Dati da parte del Candidato.

Accesso ai Dati

Ai Suoi Dati possono accedere per le finalità di cui sopra:

·         dipendenti e/o collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati interni al trattamento e/o amministratori di sistema;

·         società terze o altri soggetti (ad esempio, provider sito web, fornitori, tecnici addetti all’assistenza hardware e software, studi professionali, etc.), che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.

Comunicazione dei Dati

I Suoi Dati potranno essere comunicati, anche senza il Suo previo consenso, per le finalità di cui sopra, a titolo esemplificativo, a organi di controllo, forze dell’ordine o magistratura che li tratteranno, su loro espressa richiesta, in qualità di autonomi titolari del trattamento per finalità istituzionali e/o in forza di legge nel corso di indagini e controlli.

Trasferimento ed ubicazione dei Dati

I Dati non saranno né diffusi né trasferiti in paesi extra UE. La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta comunque ferma la facoltà del Titolare, ove si rendesse necessario, di trasferire i Dati extra UE e/o spostare l’ubicazione dei server in Italia e/o Unione Europea e/o Paesi extra-UE. In tal caso, al fine di assicurare un adeguato livello di protezione dei Dati Personali, il trasferimento dei Dati in paesi extra-UE avverrà in virtù di una richiesta di consenso all’Interessato, di decisioni di adeguatezza approvate della Commissione Europea ovvero dell’adozione, da parte del Titolare, delle Clausole Contrattuali Standard predisposte dalla Commissione Europea.

Diritti dell’Interessato

Nella Sua qualità di Interessato, salve eventuali limitazioni previste dalla legge, Lei ha i seguenti diritti:

· Diritto di accedere ai propri dati personali;

· Diritto di ottenere la rettifica, l’integrazione, la cancellazione e limitazione dei propri dati personali in presenza di determinate condizioni;

· Diritto di ricevere i dati personali forniti al titolare in un formato strutturato e di uso comune, e di trasmetterli a diverso titolare;

· Diritto di opporsi al trattamento dei dati personali;

· Diritto di non essere sottoposto ad un processo decisionale automatizzato;

· Diritto di ottenere comunicazione nel caso in cui i propri dati subiscano una grave violazione;

·  Diritto di revocare il consenso al trattamento in qualsiasi momento;

· Diritto di presentare reclamo davanti all’Autorità di controllo.

Le richieste relative all’esercizio di diritti di cui sopra da parte dell’Interessato dovranno essere trasmesse al Titolare del trattamento con le seguenti modalità:

– via email all’indirizzo [email protected];

– oppure, via posta ordinaria a Spazio Multiservices S.p.A. Società Benefit a socio unico, Milano, Viale Toscana 1/a;

– via pec: [email protected]

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L’elenco aggiornato dei responsabili esterni del trattamento, nonché degli incaricati interni e degli amministratori di sistema, è custodito presso la sede del Titolare del Trattamento Spazio Multiservices S.p.A. Società Benefit a socio unico in Milano, Viale Toscana 1/a.

Spazio Multiservices S.p.A Società Benefit a socio unico